Nova je godina i ljudi širom svijeta daju si to vjekovno obećanje: ovo je godina I konačno organizirajte se . Nema više utapanja u papirologiji, nema više stola za ručavanje pretrpanog računima i priznanicama - ove godine sve prestaje. Želite li znati nešto? To limenka biti učinjeno. Jednostavan, prijazan sustav arhiviranja nešto je što bi svaki dom trebao imati, a lako se postavlja i održava. Evo kako:
Korak 1: Smanjite nered na izvoru.
Ovih dana možemo izabrati digitalni rad s većim brojem svojih dosjea, smanjujući potrebu za skladištenjem i glavobolju papirologije. Bankovne izvode i račune možete pogledati na mreži, a račune možete spremiti na naše tvrde diskove ili u našu arhivu e -pošte. Smanjivanje broja tiskanih kopija u vašem domu znatno olakšava rad s njima.
Korak 2: Podijeli i osvoji.
Preostale stavke, one koje ne možete ili ne želite prebaciti na računalo, treba razvrstati u osnovne kategorije. Postoji mnogo načina na koje to možete učiniti, ali moj je izbor jednostavna podjela: one stvari koje imaju veze s vama Dom , i one koje imaju veze s vas . Odatle nastavite dalje dijeliti do mile volje. Kao ovo:
DOM
- jamstva i priručnici za elektroniku i aparate
- priznanice za stavke velikih ulaznica
- citate i primitke za nedavne popravke u kućanstvu
- kopiju vašeg najma, ako iznajmljujete
- dokumenti osiguranja kuće
- hipotekarni ugovori
- račune za režije
- dokumenti za automobil
- potvrde o rođenju, vjenčanju, razvodu itd.
- uplatnice
- putovnice
- dokumenti zdravstvenog osiguranja
- izvješća za svu djecu u obitelji
- prijepisi obrazovanja
- povrat poreza
- oporuke
- medicinska dokumentacija
Svi ovi dokumenti trebali bi ići u namjensku i jasno označenu mapu datoteka - bez dijeljenja s drugim kategorijama! Smatram da korištenje različitih boja za kućne i osobne datoteke pomaže, ali možete se jednostavno odlučiti za njihovo spremanje zasebno.
Korak 3: Čuvajte ga s razumom.
Tu počinje zabava (u redu, kupovina). Koliko vam je prostora potrebno za sustav arhiviranja u potpunosti ovisi o veličini vašeg doma i vaše obitelji, kao i o vašem načinu života. Snalazim se s malom plastičnom kutijom za datoteke s desetak pretinaca koja se baca u ormar, dok moji roditelji imaju ormar s dvije ladice s visećim datotekama u kućnom uredu. Kako god odlučili otići, svakako dajte svom sustavu malo prostora za rast.
Korak 4: Iskoristite ga.
Čini se očito, ali lako je zaboraviti da imate sustav kada je tako uredno skriven od pogleda. Smatram da stavljanje sve pristigle papirologije na jedno mjesto (čak i ako je to samo kuhinjska ladica) i odvajanje bloka vremena jednom mjesečno za rješavanje toga, dobro funkcionira. Poanta je u tome da sustav radi za vas, a ne da budete rob dokumentacije.
Korak 5: Očistite ga.
Sad imate sustav, ne dopustite to biti ono što privlači prašinu i zauzima prostor. Odredite godišnji datum (siječanj ima smisla ... samo kažem) da pregledate svoje datoteke te ih uklonite i ažurirate gdje je primjenjivo. Riješite se priručnika za stvari koje više ne posjedujete, odbacite posljednju seriju računa ili platite papire i pobrinite se da ništa važno poput osiguranja ili putovnica uskoro istekne.
Imate li sustav kućnog arhiviranja? Koji su vaši najbolji savjeti za stvaranje i korištenje iste?
